Kỳ 3: Chế độ kế toán – Đơn giản hóa nhưng không đơn sơ

---

Mở đầu

Nếu thuế là nghĩa vụ tài chính, thì kế toán chính là công cụ để thực hiện và chứng minh nghĩa vụ đó một cách đúng luật. Trong quá khứ, nhiều hộ kinh doanh nộp thuế khoán từng xem kế toán là thứ không cần thiết. Tuy nhiên, khi cơ chế khoán dần bị bãi bỏ, và hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc, thì kế toán không còn là lựa chọn – mà là nghĩa vụ tất yếu.

Luật Kế toán 2015 (đã sửa đổi, bổ sung) đã khẳng định rõ: “Cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác có hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng thuộc đối tượng điều chỉnh của luật này trong phạm vi liên quan đến chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, hóa đơn, báo cáo tài chính và lưu trữ chứng từ” (Khoản 6, Điều 2). Do đó, dù là Hộ kinh doanh hay Doanh nghiệp siêu nhỏ, nếu đã phát sinh nghĩa vụ thuế theo phương pháp kê khai thì đều phải thực hiện kế toán ở một mức độ phù hợp.

Nhắc lại rằng: Theo nghị quyết 198/2025/QH15 thì từ 1/1/2026 toàn bộ HKD phải chuyển sang hình thức kê khai.

Bài viết này sẽ so sánh các điểm khác biệt về nghĩa vụ kế toán giữa Hộ kinh doanh và Doanh nghiệp siêu nhỏ, từ tổ chức bộ máy đến chứng từ, báo cáo, lưu trữ – giúp bạn hiểu đúng, làm đủ, và chọn cách thực hiện phù hợp với mô hình của mình.

---

1. Tổ chức bộ máy kế toán

Hộ kinh doanh: hiện nay, Luật không bắt buộc HKD phải có kế toán trưởng hay tổ chức bộ máy kế toán. Tuy nhiên, nếu nộp thuế theo phương pháp kê khai thì phải tự ghi chép doanh thu, chi phí, lưu giữ hóa đơn chứng từ và tự kê khai thuế định kỳ (Căn cứ: Điều 4, Thông tư 40/2021/TT-BTC). Điều đó đồng nghĩa với việc hộ vẫn phải thực hiện các chức năng kế toán, dù không gọi tên là “kế toán viên”.

Doanh nghiệp siêu nhỏ: phải tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định tại Luật Kế toán 2015. Tuy nhiên, được miễn bố trí kế toán trưởng quy định tại Thông tư 132/2018/TT-BTC. Ngoài ra:

• Được phép thuê tổ chức dịch vụ kế toán ngoài để thực hiện toàn bộ công việc kế toán.
• Chủ doanh nghiệp không được kiêm nhiệm kế toán nếu thuộc trường hợp cấm tại Điều 52 Luật Kế toán (ví dụ: có tiền án liên quan đến kinh tế, vi phạm hành chính nghiêm trọng…)

HKD không buộc phải tổ chức bộ máy kế toán. DN siêu nhỏ bắt buộc phải có kế toán, nhưng không cần có kế toán trưởng và được sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài.

---

2. Sổ sách và chứng từ kế toán

Hộ kinh doanh nộp thuế khoán: không phải lập sổ kế toán, không phải kê khai định kỳ. Chỉ cần lưu các thông báo thuế khoán, biên lai thuế, và hóa đơn lẻ nếu có (Căn cứ: Điều 6, Thông tư 40/2021/TT-BTC).

Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai:

• Phải ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
• Phải lưu giữ hóa đơn điện tử, chứng từ liên quan đến chi phí
• Phải tự tổng hợp số liệu, tự khai thuế theo quý hoặc tháng
• Không bắt buộc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, nhưng vẫn phải có cơ sở chứng minh số liệu khai báo (Căn cứ: Điều 4 và Điều 9, Thông tư 40/2021/TT-BTC)

Doanh nghiệp siêu nhỏ: bắt buộc áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/TT-BTC. Bắt buộc có các sổ sau: sổ quỹ tiền mặt, sổ doanh thu, chi phí, công nợ, bảng lương… Có thể lập bằng phần mềm hoặc ghi tay.

Lưu ý quan trọng: Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, mọi Hộ kinh doanh và Doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và thuộc các ngành nghề đặc thù như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ cá nhân… sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phát hành từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.

Điều này đồng nghĩa với việc các hình thức lập hóa đơn, ghi sổ thủ công hoặc sử dụng phần mềm kế toán không đáp ứng chuẩn kết nối với cơ quan thuế (như bảng Excel, phần mềm nội bộ, hóa đơn viết tay…) sẽ không còn hợp pháp trong các trường hợp nêu trên. Doanh nghiệp siêu nhỏ và Hộ kinh doanh trong diện này cần chuyển sang phần mềm đạt chuẩn như MISA, KiotViet, Sapo, CukCuk… để vừa phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, vừa thực hiện ghi nhận doanh thu, chi phí hợp lệ phục vụ kế toán và kê khai thuế.

HKD nộp thuế khoán không cần lập và lưu trữ sổ sách. HKD nộp thuế kê khai phải lập và lưu trữ chứng từ nhưng yêu cầu giản đơn. Doanh nghiệp siêu nhỏ phải lập sổ sách, lưu giữ chứng từ theo quy định tại thông tư 132/2018/TT-BTC.

---

3. Báo cáo tài chính và lưu trữ chứng từ

Hộ kinh doanh: không phải lập báo cáo tài chính theo mẫu doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu áp dụng kê khai thì phải tự lập bảng kê doanh thu, chi phí, đối chiếu hóa đơn và lưu giữ đầy đủ chứng từ gốc trong ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra thuế (Căn cứ: Khoản 1, Điều 41 – Luật Quản lý thuế 2019).

Doanh nghiệp siêu nhỏ:

• Phải lập báo cáo tài chính cuối năm gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (đơn giản hóa), và bảng thuyết minh tài chính (nếu có)
• Không phải nộp báo cáo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng phải lưu giữ phục vụ thanh tra thuế
• Chứng từ kế toán phải lưu giữ tối thiểu 10 năm (Căn cứ: Điều 41, Luật Kế toán 2015)

---

4. Tự làm hay thuê ngoài?

Hộ kinh doanh: nếu vẫn áp dụng khoán thì không cần kế toán. Nhưng nếu phải kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử, việc thuê kế toán dịch vụ hoặc dùng phần mềm quản lý là gần như bắt buộc.

Doanh nghiệp siêu nhỏ:

• Nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán trọn gói
• Nếu có kiến thức chuyên môn, có thể tự làm bằng phần mềm kế toán như MISA SME, hoặc Excel kết hợp phần mềm hóa đơn điện tử
• Phải phân công người phụ trách kế toán hợp lệ, dù không có kế toán trưởng

---

Kết luận kỳ 3

Kế toán là một nghĩa vụ pháp lý, đồng thời là một “hệ thống bảo vệ” giúp người kinh doanh chủ động quản trị và phòng ngừa rủi ro pháp lý. Khi hộ kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển sang kê khai thuế, thì việc ghi sổ và lưu chứng từ trở thành yêu cầu không thể né tránh.

Doanh nghiệp siêu nhỏ có lợi thế là được áp dụng chế độ kế toán tối giản, linh hoạt, và có thể sử dụng dịch vụ kế toán ngoài để tối ưu chi phí. Trong khi đó, Hộ kê khai vẫn phải thực hiện phần lớn yêu cầu tương tự, nhưng lại không có tư cách pháp nhân và không được khấu trừ chi phí hợp lệ như doanh nghiệp.

Trong kỳ sau, chúng ta sẽ phân tích chủ đề: “Hóa đơn điện tử – Bước chuyển số bắt buộc”, nơi mà mọi giao dịch sẽ dần minh bạch hóa và kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế – đặt ra yêu cầu mới về hệ thống, phần mềm và quy trình quản trị cho cả hộ kinh doanh lẫn doanh nghiệp.