Kỳ 4: Hóa đơn điện tử – Bước chuyển số bắt buộc

---

Mở đầu

Trong hệ thống quản lý thuế hiện đại, hóa đơn không còn đơn thuần là chứng từ bán hàng, mà đã trở thành phương tiện kiểm soát giao dịch – kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan thuế. Từ năm 2022, toàn bộ doanh nghiệp và hộ kinh doanh lớn đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, với Nghị định 70/2025/NĐ-CP sắp có hiệu lực từ 01/6/2025, quy mô áp dụng sẽ mở rộng nhanh chóng, tác động trực tiếp đến hàng triệu hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ trong các lĩnh vực có rủi ro quản lý thuế cao.

Vì vậy, trong kỳ cuối của loạt bài này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử, điều kiện áp dụng, chi phí triển khai, và tác động thực tế đến việc lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp.

1. Hóa đơn điện tử – bắt buộc từ khi nào và cho ai?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có đăng ký thuế, đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, không phân biệt giá trị từng giao dịch.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, cơ quan thuế áp dụng linh hoạt đối với một số hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, nhất là các trường hợp không phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn thường xuyên. Với nhóm này, việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể thực hiện theo từng lần phát sinh, trên cơ sở đề nghị của người nộp thuế và được cơ quan thuế chấp thuận theo khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế.

Đến tháng 6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành, quy định rõ hơn về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử phát hành từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu. Theo đó, từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh và doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp siêu nhỏ) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động trong các lĩnh vực rủi ro cao về thuế (như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp…) sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, phát hành từ phần mềm máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Các hình thức hoá đơn điện tử

Hình thức	Áp dụng cho ai	Đặc điểm
HĐĐT có mã của cơ quan thuế	Hầu hết hộ KD, DN nhỏ, DN mới thành lập	Dữ liệu truyền về Tổng cục Thuế khi phát hành
HĐĐT không có mã	DN lớn, đã đăng ký và được chấp thuận	Tự quản lý, không truyền ngay; chỉ áp dụng khi đáp ứng đủ điều kiện
HĐĐT có mã từ máy tính tiền	Bắt buộc cho hộ/DN có doanh thu ≥1 tỷ và ngành rủi ro	Dữ liệu truyền tự động theo thời gian thực qua phần mềm đã tích hợp chuẩn API

Đây là bước tiếp theo trong lộ trình chuyển đổi số của ngành thuế, nhằm nâng cao tính minh bạch, giảm thất thu và chuẩn hóa quy trình quản lý hóa đơn trên phạm vi toàn quốc.

---

2. Những ai bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử nói chung – và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu – được quy định tại Điều 91 của Luật Quản lý thuế (Văn bản hợp nhất 29/VBHN-VPQH), kết hợp với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo đó, các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

• Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế nói chung (theo Khoản 1 Điều 91);
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 51 của Luật Quản lý thuế – tức là nộp thuế theo phương pháp kê khai, có doanh thu cao hoặc có đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo Khoản 3 Điều 91);
• Hộ khoán không thuộc diện kê khai, nếu cần hóa đơn thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải kê khai, nộp thuế trước khi cấp (theo Khoản 4).

Vậy có thể dùng hóa đơn điện tử không có mã được không? Câu trả lời nằm ở Khoản 2 Điều 91. Theo đó, chỉ những doanh nghiệp lớn, đã đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện kỹ thuật mới được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, bao gồm:

• Hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như: điện lực, xăng dầu, ngân hàng, bảo hiểm, tài chính, thương mại điện tử, viễn thông, vận tải, siêu thị…
• Đã và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế
• Có hệ thống phần mềm kế toán – lập hóa đơn – lưu trữ dữ liệu hóa đơn – truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế
• Không thuộc diện rủi ro cao về thuế

=> Đây là điều kiện rất cao, gần như chỉ áp dụng cho các tập đoàn, công ty lớn hoặc doanh nghiệp tuân thủ tốt. Do đó, Doanh nghiệp siêu nhỏ và Hộ kinh doanh gần như không thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, trừ khi có văn bản cho phép đặc biệt.

Tuy nhiên, điểm đột phá nằm ở Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Theo nghị định này, cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp (kể cả siêu nhỏ) sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phát hành từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu nếu đồng thời thuộc hai điều kiện sau:

• Có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, tính theo năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tiếp; và
• Hoạt động trong nhóm ngành nghề có rủi ro cao về thuế, như: bán lẻ, ăn uống, dịch vụ cá nhân, vận tải, sửa chữa, kinh doanh dược phẩm, vật tư tiêu hao, vật liệu xây dựng, v.v…

Danh mục cụ thể các ngành nghề và tiêu chí doanh thu sẽ được cơ quan thuế ban hành kèm theo quyết định triển khai theo từng địa phương.

Đối tượng thuộc diện này sẽ không còn được sử dụng hóa đơn điện tử theo cách thông thường (tự phát hành từ phần mềm riêng hoặc đăng ký mẫu cũ), mà buộc phải triển khai hệ thống máy tính tiền có kết nối thời gian thực với cơ quan thuế, bảo đảm truyền dữ liệu hóa đơn ngay khi phát hành.

Đây là bước chuyển hóa quan trọng trong hệ thống quản lý thuế – không chỉ nhằm kiểm soát rủi ro mà còn thúc đẩy quá trình minh bạch hóa giao dịch, số hóa sổ sách, và chuẩn hóa hoạt động kinh doanh ở mọi quy mô.

Phân loại đối tượng và hình thức sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng	Hình thức hóa đơn điện tử được phép dùng	Ghi chú pháp lý
Doanh nghiệp lớn, tổ chức kinh tế đáp ứng điều kiện kỹ thuật	HĐĐT không có mã của cơ quan thuế	Khoản 2 Điều 91
Hộ kinh doanh / cá nhân kinh doanh theo kê khai	HĐĐT có mã của cơ quan thuế	Khoản 3 Điều 91
Doanh nghiệp siêu nhỏ, DN mới thành lập	HĐĐT có mã của cơ quan thuế	Áp dụng mặc định nếu chưa đủ điều kiện kỹ thuật
Hộ kinh doanh nộp thuế khoán	Không bắt buộc xuất HĐĐT thường xuyên→ Nếu có nhu cầu thì được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh	Khoản 4 Điều 91
Hộ KD / DN có doanh thu từ 1 tỷ/năm & thuộc ngành rủi ro (bán lẻ, dịch vụ…)	Bắt buộc dùng HĐĐT có mã, phát hành từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế	Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh, không đáp ứng điều kiện kỹ thuật đặc biệt, thì mặc định bạn phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu thuộc nhóm có doanh thu lớn và ngành nghề rủi ro, bạn phải phát hành hóa đơn từ phần mềm có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế – không được sử dụng Excel, Word, phần mềm riêng lẻ hay tự tạo hóa đơn.

---

3. Tại sao không thể tiếp tục dùng Excel, Word hoặc phần mềm tự phát?

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là loại hóa đơn có định danh, được kết nối thời gian thực với Tổng cục Thuế. Mỗi hóa đơn được phát hành sẽ có mã của cơ quan thuế và được truyền dữ liệu ngay lập tức qua cổng thông tin điện tử.

Do đó, các hình thức sau sẽ không còn hợp pháp nếu rơi vào diện bắt buộc áp dụng:

• Lập hóa đơn bán hàng bằng file Excel, Word, hoặc phần mềm nội bộ không đạt chuẩn
• Viết tay hoặc in hóa đơn giấy
• Sử dụng phần mềm không kết nối được với hệ thống máy chủ của Tổng cục Thuế

Thay vào đó, người kinh doanh phải sử dụng phần mềm có tích hợp máy tính tiền đạt chuẩn, thường là những giải pháp do nhà cung cấp có đăng ký với cơ quan thuế như: MISA eShop, KiotViet, Sapo, CukCuk, iPOS…

Những phần mềm này không chỉ phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, mà còn hỗ trợ thống kê doanh thu, chi phí, tồn kho – giúp người kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế và kế toán một cách trọn vẹn.

---

4. Chi phí và rào cản khi triển khai

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích về mặt quản lý và minh bạch hóa giao dịch, việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cũng đặt ra một số chi phí và rào cản kỹ thuật, đặc biệt đối với Hộ kinh doanh hoặc Doanh nghiệp siêu nhỏ:

• Chi phí phần mềm
• Chi phí thiết bị: nếu cần trang bị máy in hóa đơn, đầu đọc mã vạch, máy tính tiền vật lý (trong một số mô hình)
• Hạn chế kỹ năng: người kinh doanh chưa quen với việc thao tác trên phần mềm có thể gặp khó khăn khi tự vận hành hệ thống
• Tăng trách nhiệm pháp lý: sai sót trong lập hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Dù vậy, với tốc độ chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế, việc áp dụng hóa đơn điện tử không còn là “có nên hay không”, mà là khi nào thì bắt buộc. Việc chủ động triển khai sớm sẽ giúp người kinh doanh làm quen với quy trình, giảm rủi ro và tránh bị động khi cơ quan thuế kiểm tra.

---

5. Mô hình nào phù hợp với hóa đơn điện tử?

Hộ kinh doanh: nếu vẫn còn áp dụng khoán và không thuộc nhóm ngành bắt buộc, có thể chưa cần chuyển sang hóa đơn điện tử toàn phần. Tuy nhiên, nếu phải kê khai, hoặc có doanh thu cao, hoặc thuộc nhóm ngành rủi ro (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thì gần như không thể tránh khỏi việc triển khai phần mềm tích hợp máy tính tiền.

Doanh nghiệp siêu nhỏ: luôn phải kê khai thuế, và đa phần đã sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu thuộc nhóm ngành rủi ro, thì cũng phải chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thay vì sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử độc lập. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra lại điều kiện của mình để điều chỉnh phương án phù hợp.

---

Kết luận loạt bài

Hóa đơn điện tử không chỉ là một hình thức văn bản, mà là bước chuyển công nghệ quan trọng của hệ thống quản lý thuế. Cùng với các chính sách về thuế, kế toán, và mô hình tổ chức pháp lý, hóa đơn điện tử đánh dấu việc chuẩn hóa hoạt động kinh doanh ở mọi cấp độ – từ cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ đến doanh nghiệp siêu nhỏ.

Với loạt bài này, chúng ta đã lần lượt phân tích bốn trụ cột pháp lý nền tảng khi lựa chọn giữa Hộ kinh doanh và Doanh nghiệp siêu nhỏ:

1. Chế độ pháp lý và mô hình tổ chức
2. Các sắc thuế và nghĩa vụ khai – nộp
3. Chế độ kế toán, chứng từ
4. Hóa đơn điện tử và chuyển đổi số

Hy vọng rằng, chuỗi bài viết này sẽ giúp bạn – người đang khởi nghiệp hoặc đang cân nhắc chuyển đổi mô hình kinh doanh – có được góc nhìn hệ thống, thực tiễn, và cập nhật. Bởi vì, trong thời đại quản trị minh bạch và kết nối dữ liệu, hiểu luật không chỉ để tuân thủ, mà còn là để chọn đúng con đường phát triển bền vững.